Каждая отрасль имеет свою специфику, которую обязательно нужно учитывать при организации учета. Строительная деятельность отличается от большинства других составом бюджетных статей и их сметным характером. Есть и другие важные нюансы планирования. Рассмотрим, какие особенности финансового управления оказывают влияние на ведение и организацию управленческого учета в строительных компаниях.
Что собой представляет управленческий учет
Управленческий учет – это системная деятельность по всестороннему анализу (измерению, обобщению, истолкованию и т.п.) различных производственных показателей, оказывающих влияние на принятие решений по управлению.
Управленческий учет существует наряду с бухгалтерским, напрямую связан с ним. Бухучет является фундаментом и информационной платформой для показателей управленческого учета.
В зависимости от того, какие именно показатели изучаются, управленческий учет можно подразделить на:
- производственный;
- учет по местам возникновения затрат;
- учет фактических затрат (вычисление себестоимости).
На что направлен управленческий учет
Цель управленческого учета – обеспечить руководство информацией, на основе которой будут приниматься решения. В рамках поставленной цели эта деятельность призвана выполнять следующие задачи:
- составление производственного бюджета;
- планирование деятельности организации (ресурсные, бюджетные планы);
- повышение эффективности бизнес-затрат;
- минимизация финансовых рисков;
- контроль денежной составляющей;
- анализ и коррекция выбранной стратегии управления.
Специфика строительной отрасли с точки зрения управленческого учета
Для строительства как деятельности характерен ряд специфических нюансов, которые обуславливают повышенный финансовый риск при реализации проектов в этой сфере. Управленческий учет позволяет значительно уменьшать степень риска, если он организован и ведется на основе принятых во внимание отраслевых факторов.
- Зависимость от государства. Строительство, как никакая другая сфера, во многом подчиняется государственной «машине», в первую очередь, в получении разрешительных документов, согласовании, оформлении и т.п. Расходы на эти действия трудно запланировать заранее.
- Длинный инвестиционный цикл. Стройка – дело небыстрое. От начала воплощения проекта до его завершения (принятия комиссией готового здания) может пройти несколько лет, иногда и десятилетие, а за это время положение на рынке может существенно перемениться.
- Каждый проект – единственный. Да, существуют типовые сооружения, но даже их нужно адаптировать под определенную местность, учитывать и другие уникальные нюансы.
- Проектно-сметный характер деятельности. Финансовое планирование опирается на ранее составленную смету, от которой зависит эффективность проекта.
- Своеобразная управленческая структура. Большая часть отечественных строительных организаций функционирует в виде холдингов, объединяющих в себе некоторые производства, компанию-подрядчика, проектное бюро, инвестиционную компанию и др. Иногда над этой структурой существует отдельная управляющая компания, в ряде случаев ее функции выполняет инвестор.
- Человеческий фактор. К сожалению, следует отметить, что нередко персонал и управляющие строительными компаниями плохо приемлют нововведения в области методик управления, информационных систем, что может затруднять внедрение эффективного управленческого учета.
НАПРИМЕР. Строительная фирма возводит многоквартирный дом, жилье в котором планируется реализовать. Чем ближе завершение стройки, тем выше цена квартир. В готовом и принятом доме они будут стоить значительно дороже, чем на начальном этапе строительства. Поэтому трудно соотнести план строительства с планом реализации квартир. Нужно вести учет таким образом, чтобы на каждом этапе продавать столько квартир, учитывая меняющуюся цену, чтобы иметь возможность как минимум финансирования данного этапа строительных работ.
Методики управленческого учета
В настоящее время разработано несколько информационных систем управленческого учета, которые по-разному подходят к бюджетированию:
- «Директ-костинг» обобщает прямые затраты отдельно по каждому строительному объекту, а косвенные затраты списывает на уменьшение операционной прибыли, демонстрируя взаимосвязь между прибылью строительной организации, объемом ее производства и понесенными затратами;
- «Стандарт-кост» предлагает разработать по каждой статье расходов определенные показатели нормы, учитывая фактические затраты и регистриуя отклонения от обозначенных норм;
- CVP-анализ (от англ. «costs-volumе –profit» – «затраты-объем-прибыль») – регистрирует взаимосвязь издержек, реализационных цен, производственной деятельности и итогового финансового результата.
Данные методики применяются в строительстве в интеграции. Особенно важно использование «Стандарт-кост», поскольку проектно-этапный характер данного производства предусматривает достижение конкретных нормированных показателей – строительных стандартов.
К СВЕДЕНИЮ! Знаменитое «правило Гантта» гласит, что расходы, превышающие нормы, не должны включаться в затратные счета, а относиться на тех лиц, кто за них ответственен.
Отечественные сложности внедрения управленческого учета
Главная причина, по которой более 2/3 руководителей компаний принимает управленческие решения большей частью интуитивно, – отсутствие понимания необходимости такого учета. Кроме этого, можно выделить еще ряд препон, стоящих на пути эффективного бюджетирования в строительной отрасли:
- неоперативность существующей отчетности – из-за запаздывания учетной документации информация в ней часто становится неактуальной;
- безадресность – затраты группируются не по центрам финансовой ответственности, а просто поэлементно, то есть часто неясно, к какому из строительных подразделений относится та или иная группа бюджетных элементов;
- отсутствие мотивации экономить – снижение издержек не является привлекательным для руководства, внутренняя отчетность весьма несовершенна;
- ряд нерешенных проблем учета – так, например, аналитический учет значительной части отрасли – незавершенного строительства – практически не ведется.
Основные принципы организации управленческого учета в строительстве
Принимая во внимание специфику строительной отрасли и объективные трудности внедрения управленческого учета, особенно автоматизированного, можно обобщить рекомендации для строительных компаний, которые стремятся ввести у себя эффективный управленческий учет:
- Опора на бухгалтерский учет (с принятыми на предприятии планом счетов, привычными формами отчетности, общепринятой двойной записью «дебет-кредит» и т.п.).
- Достижение максимальной оперативности и фактического отображения финансов в соответствующей документации.
- Приоритетность экономической реальности над документальным проведением.
- Максимальное отделение прямых затрат от косвенных расходов на уровне «первички».
- Совмещение всех статей бюджета (активов, пассивов, оборотов).
- Учитывая проектно-сметный характер бюджетирования строительной организации, дополнительно:
- прямые расходы учитываются отдельно по строительным объектам;
- амортизация строительной техники и механизмов списывается в зависимости от объема работ на конкретных объектах;
- накладные расходы распределять по объектам по единому выбранному методу (наиболее целесообразно соотносить их с заработной платой рабочих);
- принять определенные нормы для распределения накладных расходов в обозначенной пропорции (коммерческие, общехозяйственные, общепроизводственные);
- включать в стоимость основных активов затраты на транспорт, материальные запасы, складирование и пр.
Данные управленческого учета имеют значение не только для бухгалтерии, но и для всей политики менеджмента строительной организации. На их основе могут быть сформированы общепонятные формы финансовой отчетности, такие как баланс, отчет о прибылях и убытках и др. Результативность данного вида учета позволит вывести управление компанией на качественно новый уровень – интегрированный, который увязывает учет с каждым этапом строительной деятельности и помогает достигать запланированного результата, в первую очередь, финансового.
Назначение модуля: является многофункциональным решением для эффективного управления бизнес-процессами. Возможности системы предусматривают постановку управленческого учета. Ключевые возможности Основные функциональные возможности: создает общую информационную платформу и консолидирует отчетность по компании в целом, холдингу, корпорации; осуществляет постановку и ведение в соответствии с современными методиками и действующими на предприятии правилами полноценного управленческого учета; предоставляет возможность не только вводить, обрабатывать и хранить все необходимые данные для управленческого учета, но и вести учетные процессы с формированием отчетности по разным стандартам (РСБУ, МСФО, US/UK GAAP) Включает все возможности модуля «Казначейство и бюджетирование»
Казначейство Проект Договора Электронное согласование Договор контрагента (В Бух.) Дополнительные условия по договору Управление затратами Автоматическое создание договора в MS Word по шаблону Графики платежей Графики начислений Подсистема «Управление договорами»
Оповещение пользователей по Пользователи могут быть оповещены при изменении статусов документов, при проведении объектов системы, а также при наступлении других событий, например таких как: Установлен статус Принято решение Изменено состояние процесса Изменено состояние задачи Имеются документы для визирования 20
Подсистема «Бюджетирование» Методология Бюджетные и отчетные формы Технологии Процессы Подсистема «Бюджетирование» Единые справочники Единые алгоритмы Аналитические разрезы (8 основных, 7 доп.) Инструмент построения бюджетных моделей Бизнес-драйверы Методика консолидации Интеграция с учетной системой Инструменты обмена данными: загрузка из Excel, из внешних баз Бизнес-процессы и регламенты Контроль и управление Поддержка методологии и управление НСИ Центры финансовой ответственности Функциональные бюджеты (опер., вспом.) Основные и мастер- бюджеты Формы управленческой отчетности (отд., конс.)
Подход к формированию бюджетов Бюджет продаж Бюджет закупок Бюджет общехозяйственных расходов Бюджет производственных затрат Бюджет ФОТ Прочие бюджеты Операционные и вспомогательные бюджеты Мастер бюджеты БДР БДДС Баланс Распределение косвенных расходов Консолидация и финансово- экономический анализ
Аналитические разрезы В подсистеме предусмотрены следующие разрезы планирования: Период Сценарии ЦФО (Финансовая структура) Статья оборотов по бюджету Номенклатурная группа Банковский счет Проект Произвольные аналитики (Склады, Организации, Объекты строительства, Вид деятельности и т.д.)
Модуль «Управленческий учет» позволяет проводить консолидацию в следующих подсистемах: Международный учет Управленческий учет Российский бухгалтерский учет Бюджетирование При этом доступна консолидация на уровне: ПРОВОДОК, сформированных в модуле «Управленческий учет». ТАБЛИЧНЫХ ДАННЫХ, загруженных из ЛЮБЫХ внешних подсистем (В том числе Excel, других баз 1С и т.д.) Консолидация
БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО Отчеты МСФО Параллельный учет операций по МСФО: Основные средства Нематериальные активы Финансовая аренда Финансовые инструменты Отложенные налоги Переоценка валютных счетов Закрытие счетов МСФО Подсистема «МСФО» Проводки РСБУ Трансляция проводок РСБУ в МСФО Проводки МСФО План счетов РСБУ Мэппинг Документы РСБУ План счетов МСФО Консолидация Консолидационные корректировки
31 Совместно с программой БИТ.ФИНАНС: Управленческий учет поставляется инструмент для руководителя – Панель индикаторов. На Панели индикаторов on-line отображаются ключевые показатели компании в заданных аналитических разрезах. Набор ключевых показателей не является фиксированным и может быть полностью настроен под требования компании. Отчетность по МСФО
Назначение: программный продукт «БИТ:Строительство » - специализированное решение для заказчиков и подрядчиков строительства, предназначенное для автоматизации планово-учетных функций.
Программа «БИТ:Строительство» имеет модульную архитектуру.
Состав модулей программы:
- Подрядчик (входит в основную поставку программы)
- Заказчика строительства;
- Снабжение и склад;
- Продажа квартир;
- Автотранспорт;
- Казначейство и бюджетирование;
- Управленческий учет.
Ключевые возможности конфигурации «БИТ:Строительство»
- Оперативный, управленческий и регламентированный учет в единой базе данных с разграничением прав доступа пользователей
- Расширение функционала системы за счет активации модулей. Клиент благодаря модульной архитектуре программы получает дополнительный функционал по отдельным участкам учета в строительных компаниях:
- Ведение пообъектного учета;
- Оперативный и регламентированный учет заказчика: возможности для учета и анализа затрат заказчика, учета платежей инвесторов и т.д.;
- Складской учет: формирование заявок на материалы, списание материалов, учет спецодежды и инвентаризация;
- Продажа объектов строительства: квартирография, резервирование объектов, учет договоров и платежей по ним;
- Отражение работы автотранспорта: путевые листы, учет рабочего времени водителей, ГСМ и многое другое;
- Автоматизация бюджетирования (БДДС, БДР, ББЛ), план-фактный анализ, прогнозирование будущего финансового состояния компании;
- Управленческий учет.
Конкурентные преимущества системы «БИТ:Строительство»
Гибкое ценообразование - лучшее предложение в каждом сегменте. Модульная архитектура - возможность поэтапного внедрения. Модули можно активировать по мере возникновения потребностей. Богатый функционал - консолидирован 7 летний опыт по автоматизации учета в строительных компаний различных типов и масштабов.
БИТ:Строительство.Продажа недвижимости – один из модулей программы БИТ:Строительство . Программа ориентирована на менеджеров отделов продаж недвижимости строительных и девелоперских компаний. Модуль применяется совместно с модулем «Заказчик».
Использование модуля помогает:
- Консолидировать необходимую информацию об объектах и помещениях – тип, секция, этаж и т. д.
- Быстро подбирать объекты недвижимости к потребностям клиента;
- Управлять клиентской базой, фиксировать все этапы работы и договоренности с клиентом;
- Автоматически формировать график платежей;
- Вести корректный учет договоров и платежей.
Основной функционал модуля "Продажа недвижимости"
- Единая база для хранения информации по всем объектам недвижимости с разделением на различные типы: загородная, жилая, коммерческая недвижимость и т.д.
- Автоматизированное рабочее место (АРМ) менеджера по продаже недвижимости, с помощью которого повышается эффективность управления всеми сделками сотрудника;
- Управление клиентской базой: ведение событийности по клиентам, оповещение менеджера по датам звонка, выполнению задач по сделкам, прикрепление договоров на бронирование, предоплату, продажу квартир, помещений и т.п.;
- Визуализированная квартирограмма (шахматка) со статусами объектов, включая резервирование;
- Отражение актуальных цен на квартиры;
- Система быстрого подбора квартир, недвижимости под потребности клиента: близость к метро, район, этажность, площадь, цена и т.п.
- Формирование графиков платежей всего в несколько кликов;
- Отчетность и многое другое.
Управление сделками по продаже недвижимости более эффективно посредством:
- Удобного и простого интерфейса;
- Ведения событий прямо в АРМ (менеджер видит всех своих текущих клиентов и может оперативно управлять информацией по каждой сделке);
- Мгновенного доступа к базе объектов недвижимости для продажи с возможностью положить квартиру в «корзину»;
- Удобного механизма поиска и просмотра задач;
- Документа «Договор реализации недвижимости», который может фиксировать все этапы работы с клиентом, в том числе формировать графики платежей;
- Нелинейной схемы продажи, дающей необходимую гибкость системе при ведении сделки;
- Интеграции с системой учета на платформе 1С:Предприятие 8 , что позволяет вести корректный учет взаиморасчетов с контрагентами.
Для эффективной организации управленческого учета в строительной компании, необходимо понимание всех бизнес-процессов «на земле» и качественная учетная система. Однако к автоматизации управленческого учета в строительстве нужно тщательно приготовиться.
Подготовка к ведению учета «на земле»
Важно учесть тот факт, что особенностью управления экономикой строительства в нашей стране является использование сметных нормативов, применение которых обязательно при реализации строительных проектов с финансированием из муниципальных или федеральных бюджетов, и которые по инерции применяются и в проектах без государственного финансирования. В целях управленческого учета сметные нормативы применять можно, но целесообразнее применение внутрифирменных нормативов разработанных компанией самостоятельно или с привлечением третьих лиц на базе операционных технологических карт основных производственных процессов строительства выполняемых организацией. Технологическая карта должна содержать описание области применения и технологии выполнения работ, график трудового процесса, состав бригад и состав материально-технического обеспечения ресурсами (материалами и техникой).
После того как модель будет сформирована ее необходимо проанализировать и внести корректировки «как должно быть» учитывая особенность строительной отрасли указанную в пункте выше, при этом в модели нет необходимости отражать все промежуточные этапы согласований документов, достаточно указать только основные этапы на которых формируются или могут быть откорректированы составные элементы драйверов, влияющих на себестоимость строительства. Пример классической модели «как должно быть» базирующейся на учете с применением нормативов представлен на рисунке ниже.
Рисунок 1
После того как модель сформирована, необходимо начать подбор программного обеспечения по отраженным в ней процессам, которое позволит фиксировать в системе данные и документы, генерируемые сотрудниками на каждой из операций. Также нужно сформировать регламенты. Например, для отраженных на рисунке процессов это может быть . На этом этапе крайне важно соотнести ваши пожелания в части организации учета с возможностями имеющихся готовых программных продуктов. Важно выбрать оптимальное соотношение между возможностями программного обеспечения и внедряемой моделью. Если потребуется, внесите изменения в модель под возможности программы, иначе в случае необходимости серьезной доработки программного обеспечения процесс автоматизации может затянуться на несколько лет с серьезными финансовыми вложениями и закончиться ничем, например, в связи со сменой генерального директора. Поэтому советую обращать внимание на разработчиков ПО предлагающих не полуфабрикат, а готовый программный продукт с четкой методологией его применения. Под готовым программным продуктом понимается учетная система в которой для внедрения согласно декларируемой разработчиком методологии нужно только прописать порядок движения документов между сотрудниками и справочники, причем все это можно сделать без участия программиста.
После выбора оптимального сочетания возможностей программного обеспечения и модели «на земле» необходимо внедрить прописанные в положении процедуры на практике и для этих целей крайне важна командная работа финансового и генерального директоров. Кроме того если речь идет о строительстве, то процесс внедрения целесообразно реализовывать сразу в автоматизированной системе, делая это поэтапно, например, сначала автоматизировать управление снабжением, затем управление техникой и т.д.. Если автоматизировать все сразу и использовать учет в Excel, то из-за масштаба данных и соответствующей сложности их соотношения между разными документами у руководства компании и руководителей среднего звена возникнет впечатление о нежизнеспособности подобной модели учета, что сразу ее похоронит. В производстве ситуация проще в виду цикличности технологических операций и поэтому можно протестировать учет «на земле» сначала в формах в Excel и параллельно запускать процесс его автоматизации.
В случае саботажа со стороны руководителей среднего звена и сотрудников вводимого учета «на земле» действенным инструментом является применение методов, которые я описал в статье « ».
Выбор программного обеспечения
В настоящее время на рынке ИТ присутствует большое количество систем автоматизации управленческого учета – от таких международных гигантов как SAP и Oracle до локальных региональных разработок на платформе «1С». Последнее время особенно активно продвигаются решения на платформе «1С», что и понятно, т.к. на фоне SAP и Oracle они выглядят гораздо более привлекательно, поскольку эти продукты при высокой функциональности весьма недороги. Да и тот факт что бухучет в нашей стране ведется преимущественно в системах на платформе «1С», увеличивает возможности таких систем в части интеграции бухгалтерского и управленческого учета.
Из наиболее распространенных систем на платформе «1С» в строительных компаниях являются такие системы как: «1С Элит-строительство», «1С БИТ.Строительство», «1С УСО» (Управление Строительной Организацией), 1С Подрядчик строительства 3.0 и 4.0», 1С БСП»(Бухгалтерия Строительного Предприятия).
У каждой из них свои преимущества и недостатки, но во всех в них есть три серьезных минуса затрудняющие их использование для учета «на земле» в строительных компаниях:
- несмотря на пиар разработчиков, все эти системы являются прежде всего системами бухгалтерского учета, а уже потом управленческого, и если управленческий учет рассматривать как платформу для принятия решений, ведения бухгалтерского учета и учета по МСФО описанную в первой части статьи, то функциональность данных систем крайне низка, о чем свидетельствует и обсуждение этих систем на форумах;
- длительный период внедрения систем и значительные расходы на оплату услуг внедренцев, т.к. некоторые из систем приходится серьезно дорабатывать при внедрении поскольку многие из них являются полуфабрикатом для реальных условий;
- объединение управленческого и бухгалтерского учетов в рамках одной системы, следствием чего как говорят сами программисты систем на платформе «1С» является то, что «Проект по внедрению 1С живет вечно! Закончить нельзя. Можно прекратить». Дело здесь в том, что из-за периодической корректировки РСБУ разработчик систем «1С» для бухучета (прежде всего это системы «Бухгалтерия предприятия» и «Управление производственным предприятием») периодически обновляет свой программный продукт выпуская обновления, следствием этого является обновление каждым из разработчиков своих систем, использующих вышеназванные системы как базовые и выпуск к ним обновлений. И все бы хорошо, но из-за пункта выше система при внедрении как правило дорабатывается, что усложняет обновление подсистемы бухучета, а может привести и к ошибкам.
Выходом из этого круга проблем является ведение бухгалтерского и управленческого учета в разных, но связанных между собой системах:
- в качестве системы бухучета целесообразно использовать систему «1С Бухгалтерия предприятия», т.к. она является флагманским продуктом 1С и соответственно наиболее качественным и оперативно обновляемым, в ней есть все необходимое и при этом нет ничего лишнего, система проста в работе и настройке;
- в качестве системы управленческого учета можно использовать любую иную систему созданную для строительной отрасли, например, рекомендую из известных мне «1С УСО2.0» стандарта ERP или УЭСиП стандарта MRPII, главное, чтобы они были написаны на той же платформе, что и используемая система бухучета.
Для поддержания учета на «земле» мы успешно применяем систему стандарта MRPII. В сравнении с , MRPII привлек нас более низкой ценой и сроками внедрения при достаточности функционала для постановки оперативного учета и отсутствием лишених инструментов, за который в случае применения ERP пришлось бы заплатить при отсутствии явной экономической целесообразности, а также тем, что система работает вне системы бухучета, но в связи с ней, что позволяет ее дописывать и это не усложняет обновление.
Подготовка к автоматизации учета
Для начала автоматизации учета необходимо прежде всего расписать права/обязанности пользователей по каждому документу для таких основных процессов как:
- материально-техническое обеспечение и контроль использования материалов;
- обеспечение машинами/механизмами и контроль использования техники;
- обеспечение трудовыми ресурсами и контроль начисления заработной платы, наличные и безналичные расчеты с контрагентами.
Для этих целей я использую матрицу ответственности, пример такой матрицы для процесса «материально-техническое обеспечение и контроль использования материалов» приведен на рисунке 2.
После того как матрица прав сформирована, целесообразно встретиться с руководителями всех подразделений, задействованных в процессе для согласования роли их подразделений в учете (формирование, заполнение, проверка, согласование или утверждение документа учета), а также важным является прописать в матрице ответственности сроки формирования электронных учетных документов. Это упростит внедрение системы т.к. каждому пользователю будет легко объяснить его роль в системе и как результат его работы влияет на работу других сотрудников.
Далее следует приступить к подготовке справочников системы. В следующей части статье я расскажу о том какие справочники нужно подготовить и от куда брать информацию независимо от того какую из вышеперечисленных учетных систем вы решите использовать, а также как состыковать управленческий и бухгалтерский учет.
Вложенные файлы
- Рисунки к статье.zip
- Положение о планировании и оперативном управлении объемами и себестоимостью строительно-монтажных работ.doc